Portfolio.
University of Geneva: improve invoice processing
Fondée en 1559 par Jean Calvin, l’Université de Genève (UNIGE) se consacre à la réflexion, à l’enseignement, au dialogue et à la recherche. Avec 16 000 étudiants de plus de 140 nationalités différentes, elle est la deuxième plus grande université de Suisse.
L’Université de Genève gérait manuellement des documents papier tels que les remboursements de frais ou les factures. Ce processus impliquait plusieurs étapes manuelles qui augmentaient le risque de perte d’informations et nécessitaient beaucoup de temps et d’efforts pour le traitement.
En conséquence, l’Université de Genève a décidé d’améliorer le traitement des documents pour offrir un meilleur service à ses fournisseurs et étudiants.
Challenges
Notre Solution
Nous avons conçu une solution combinant trois produits Kofax : Kofax Virtual ReScan capture et nettoie les documents scannés ; Kofax Capture classe et reconnaît les documents structurés ; et Kofax Transformation Module indexe les documents non structurés, tels que les formulaires de paiement numérotés (connus sous le nom de BVR en Suisse). Avec ces composants, la solution classe et sépare automatiquement les documents, extrait les informations des zones indexées, valide les BVR par des algorithmes et exporte des fichiers PDF textuels vers l’élément de stockage. Pendant le traitement, les opérateurs peuvent effectuer un contrôle de qualité pour compléter la validation et l’indexation des documents. Les documents électroniques sont ensuite exportés vers SAP.
Nous avons développé un module dédié pour fournir des statistiques et des rapports afin d’aider les gestionnaires à surveiller l’utilisation de la solution : nombre de documents scannés par type ; gestion du volume ; et documents non traités.
Nous avons organisé ce projet en utilisant une stratégie de feuille de route incrémentale. Nous avons commencé avec les documents les plus précieux pour montrer l’efficacité de la solution et, sur la base de ce premier succès, nous avons impliqué d’autres départements avec leurs propres types de documents. Aujourd’hui, la solution traite plus de 300 000 documents chaque année.
Bénéfices
Réduction du temps de traitement
Le temps et le coût de traitement des factures, de la réception des documents papier au paiement via SAP, ont chuté de manière spectaculaire. Chaque unité a été formée à la numérisation de ses propres documents et à l’utilisation de statistiques et d’indicateurs pour suivre l’évolution de la solution.
Meilleure sécurité de l’information
Puisqu’il est facile de copier ou de perdre un bout de papier, chaque document est désormais à la fois scanné et stocké physiquement. Avec le nouveau système, les documents électroniques qui y sont stockés ne sont accessibles qu’aux personnes disposant des autorisations nécessaires.
Productivité des employés améliorée
Chaque département traite désormais ses propres documents et les gère via un workflow métier dédié. Les utilisateurs peuvent maintenant accéder simultanément au même document électronique sans avoir besoin de produire des copies physiques pour le partage.
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